5 أخطاء لدى التعاقد مع المواهب المستقلة
يشهد اقتصاد المواهب المستقلة نمواً كبيراً على مستوى العالم، حيث تستفيد المؤسسات من مجموعة المواهب الفريدة لمرونتها وتكلفتها الفعالة وسهولة الوصول إليها والاستفادة من مهاراتها المحددة.
ومع ذلك، تفشل العديد من المؤسسات في وضع وتنفيذ استراتيجيات تعاقد مصممة خصيصاً للتعامل مع هؤلاء المهنيين المستقلّين، إذ لا تناسب ممارسات التعاقد التقليدية هذا المشهد التنافسي سريع الحركة والنمو، والذي يضم المستقلين أصحاب المهارات العالية.
وحتى تظل المؤسسات قادرة على المنافسة وتتمكّن من الاستفادة بشكل كامل من هؤلاء الخبراء، يجب أن تغيّر المؤسسات نهجها في التعاقد والتعامل مع المواهب المستقلة.
فيما يلي يستعرض أزيم زينول بهاء، الشريك المؤسس ورئيس قسم المنتجات في “آوتسايزد”، خمسة أخطاء شائعة يجب تجنبها عند التعاقد مع مجموعة المهارات المستقلة، وفقاً لبيان صحفي وصل موقع “بزنس برس”:
1- عدم وجود إجراءات محددة للتعاقد مع المواهب المستقلة
تتطلب المواهب المستقلة نهجاً خاصاً للتعاقد معها يعطي الأولوية للسرعة والكفاءة، فهؤلاء المهنيون بحاجة إلى فهم دورهم بسرعة والبدء بالعمل بمعزل عن تاريخ الشركة أو مواردها التقليدية.
نصيحتنا: التحضير قبل أو أثناء عملية اختيار المواهب المستقلة لتجنب تأخير المشروع، والتأكد من إعداد معلومات موجزة وذات صلة حول أدوارهم المحددة والأدوات الضرورية للعمل وثقافة الشركة.
يضمن هذا النهج المستهدف إجراءات تعاقد مرنة وفعالة للمواهب المستقلة لبدء العمل في أسرع وقت.
2- إغفال التخطيط للوصول للإدارات والنقاط المختلفة
غالباً ما تفترض المؤسسات أن إجراءات التعاقد تنتهي عند اختيار المهنيين المستقلين وتعيينهم. ومع ذلك، قبل الانتهاء من توقيع عقود العمل، تجد المؤسسات أنفسها في سلسلة لا تنتهي من رسائل البريد الإلكتروني مع أصحاب المصلحة الداخليين.
كل شيء – بدءاً من الوصول إلى قسم تكنولوجيا المعلومات، وصلاحية الدخول إلى مبنى الشركة، إلى سياسات الموارد البشرية وغيرها – قد تسبب الكثير من العقبات أمام مديري التوظيف والمواهب المستقلة الجديدة.
نصيحتنا: خطط للمستقبل من خلال إنشاء قائمة مرجعية شاملة لإجراءات التعاقد تحدد كافة الخطوات اللازمة لتبدأ المواهب المستقلة العمل فوراً، بما في ذلك تحديد جهات الاتصال الرئيسية في كل قسم وإنشاء أذونات الوصول والعمليات مسبقاً.
يضمن هذا النهج الاستباقي بداية سلسة ويزيد من إمكانات الموظفين الجدد.
3- انعدام التعاون
ينبغي أن تكون عملية التعاقد جهداً تعاونياً يشمل جميع أصحاب المصلحة وأصحاب القرار ويحتوي على قنوات اتصال واضحة، فانعدام ذلك يؤدي إلى سوء الفهم وتأخير المشروع والإحباط العام.
ومن الضروري إنشاء قاعدة اتصالات واضحة منذ البداية وإشراك جميع الأطراف ذات الصلة، بما في ذلك المواهب المستقلة.
نصيحتنا: التأكد من تشكيل فريق تعاقد داخلي يكون فيه كل عضو مسؤولاً عن خطوات محددة في عملية التعاقد، مع تحديد المسؤوليات بوضوح والتأكد من استعداد كل عضو في الفريق للمساعدة عندما يتطلب الأمر.
يقلل هذا النهج التعاوني من وجود أي عثرات أثناء عملية التعاقد وبدء العمل ويترك انطباعاً إيجابياً لدى الموهبة المستقلة، ما يزيد من احتمالية العمل مع شركتك في المستقبل وتقديم النصيحة لغيرهم من المواهب المستقلة للتعاقد معك.
4- الكم الهائل من الإجراءات الورقية
تختلف المواهب المستقلة عن الموظفين الدائمين في طريقة تعاملهم مع الإجراءات الورقية المكثفة. وقد لا يعترض الموظفون الدائمون على الإجراءات الورقية المطوّلة، إلا أن المهنيين المستقلين غالباً ما يجدونها مرهقة مما يؤدي إلى تكوين انطباعات أولى سلبية.
نصيحتنا: المبادرة بتبسيط الإجراءات الورقية والتأكد من توصيل محتواها بوضوح إلى الموهبة الجديدة. قم بجمع كافة المستندات الضرورية في ملف واحدة، مما يجعل المتطلبات واضحة وسهلة الإدارة.
يزيل هذا النهج من كم الإجراءات الورقية الهائل وتأثيرها السلبي ويسهل تجربة التعاقد ويضمن سلاستها.
تأكد من تضمين جميع المستندات والنماذج ذات الصلة مثل متطلبات التأشيرة واتفاقيات عدم الإفصاح وغيرها.
5- تجاهل أهمية الإرشاد والتوجيه
غالباً ما يُنظر إلى المهنيين المستقلين على أنهم غرباء أو عمال مؤقتون. ومع ذلك، ومع تزايد انتشار منظومة القوى العاملة الهجينة، أصبح دمج المواهب المستقلة ودعمها أمراً بالغ الأهمية لاستقطاب هؤلاء المهنيين والاحتفاظ بهم.
نصيحتنا: مراعاة تطبيق نظام إرشاد وتوجيه، مثل تعيين موظف لمرافقة الموهبة المستقلة وتزويدها بنقطة اتصال معيّنة لطرح الأسئلة وتلقّي الدعم.
كما يُعد التشاور المنتظم مع المدير المباشر وفرص التطوير المهني عناصر مهمة أيضاً. يؤدي الإرشاد والدعم إلى تعزيز الإنتاجية والودّ بين المهنيين المستقلين.
وختاماً: يوفر اقتصاد المواهب المستقلة مزايا كبيرة للمؤسسات، بما في ذلك المرونة وتوفير التكاليف وسهولة الوصول إلى المهارات المطلوبة.
وللاستفادة الكاملة من هذه المزايا، من الضروري تنفيذ استراتيجيات تعاقد مصممة خصيصاً لتلبية الاحتياجات الفريدة لمجموعة المواهب المستقلة.
ومن خلال تجنب الأخطاء الشائعة مثل إغفال التخطيط للوصول للإدارات والنقاط المختلفة، وانعدام التعاون، والإجراءات الورقية الهائلة، وتجاهل الإرشاد، والفشل في تطوير إجراءات تعاقد محددة، تضمن الشركات التكامل السلس عند دمج المواهب المستقلة في منظومة القوى العاملة لديها.
ويعزز هذا كله من الإنتاجية ومن نتائج المشروع وينمّي العلاقات الإيجابية مع المهنيين المستقلين، ما يشجّعهم للعودة والتعامل معك لتنفيذ مشاريع مستقبلية.
وعليه، سيؤدي تبني الممارسات الفعالة هذه إلى جاهزية المؤسسات لتحقيق النجاح في هذا المشهد المتطور لمنظومة العمل المستقل.
